Was müssen Sie jetzt tun?

1. Einrichtung der Virtuellen Poststelle

Für die elektronische Kommunikation mit der DEHSt, z. B. für die Übermittlung des Emissionsberichtes ab 2022 und vermutlich auch für die Beantragung des eigenen Kontos, ist die Nutzung der sogenannten Virtuellen Poststelle (VPS) der DEHST notwendig. Die VPS ist eine Art E-Mail-Anwendung bei der DEHSt, die lokal auf einem Rechner installiert werden muss. Diese Anwendung wird für die gesamte Abwicklung der vorgeschriebenen, elektronischen Kommunikation mit der DEHSt benötigt. Jeder User benötigt ein eigenes Postfach in der VPS. Von Seiten des Registers ist es nicht notwendig, dass ein Unternehmen mehrere User und damit Kontobevollmächtigte anlegt. Da aber die VPS sowie die elektronische Signatur personalisiert ist, raten wir aus Vertretungsgründen zu mindestens zwei Userzugängen je Unternehmen.

Die Installationssoftware für die VPS finden Sie über einen Link auf der DEHSt-Homepage unter

www.dehst.de/DE/service/elektronische-kommunikation/Elektronische-Signatur/elektronische-signatur_node.html

oder direkt beim Hersteller, der Governikus KG, unter folgendem Link:

www.governikus.de/dehst-vpsmail/

Nach der Installation der VPS ist die Freischaltung durch die DEHSt erforderlich. Einem User stehen zur Freischaltung zwei Wege zur Verfügung:

1. a) Senden eines Screenshots der Visitenkarte (Businesscard) des Postfaches des Users per E-Mail an: vpsfreischaltung@dehst.de, mit anschließender Freischaltung des Postfaches seitens DEHSt.

1. b) Freischalten des Postfachs mit der eID Funktion des Personalausweises. Hier erfolgt eine automatische Freischaltung des Postfaches.

2. Beschaffung einer qualifizierten, elektronischen Signatur

Für den Betrieb der VPS müssen Nachrichten an die DEHSt qualifiziert elektronisch unterschrieben werden. Hierfür wird eine Signaturkarte benötigt, die mit der VPS der DEHSt kompatibel ist. Unter folgendem Link hat der Hersteller der VPS eine Dokumentation der mit der VPS-kompatiblen Signaturkarten veröffentlicht (ab Seite 12):

www.governikus.de/wp-content/uploads/VPSMail_Unterstuetzte_Kombinationen_Leser_Karten_Betriebssysteme.pdf

Bitte beantragen Sie die Karte sofort, denn aktuell dauert die Bereitstellung einer Signaturkarte je nach Anbieter bis zu vier Monate.

Jeder User eines Unternehmens benötigt eine eigene Signaturkarte, da er sonst sein Postfach bei der VPS nicht bedienen kann.

Zusätzlich zur Signaturkarte wird ein Kartenlesegerät benötigt, über das in Verbindung mit der Signaturkarte die PIN zur qualifizierten elektronischen Unterschrift erzeugt wird. Dies ist ein Vorgang analog zum Onlinebanking. Die Liste der über die VPS technisch unterstützten Chipkartenlesegeräte finden Sie im selben Dokument ab Seite 15, in dem auch die kompatiblen Signaturkarten veröffentlicht sind und das wir Ihnen obenstehend verlinkt haben.

3. Die Kontoeröffnung

Die Kontoeröffnung läuft gemäß des nachfolgend dargestellten Schemas ab und kann leider nicht durch einen Dienstleister oder eine sonstige dritte Partei erfolgen, da jedes Unternehmen selbst sein sogenanntes Compliance Konto eröffnen muss. Daher kann von unserer Seite aus leider keine Unterstützung im Eröffnungsprozess erfolgen.

Es gibt auch die Möglichkeit eines vereinfachten Kontoeröffnungsverfahrens, bei dem keine weiteren Unterlagen zu den Kontoinhabern und den Kontobevollmächtigten Personen zu liefern sind. Dieses vereinfachte Verfahren ist aber nur für Konten zulässig, über die Jahresemissionen von nicht mehr als 50.000 t bezogen und entwertet werden. Dies entspricht rund 274 GWh Erdgasabsatz.

Auch wenn Ihr Absatzvolumen unter diesem Wert liegt, empfehlen wir dringend das normale Verfahren zur Kontoeröffnung, da über ein Konto im vereinfachten Verfahren keine Zertifikate in andere Konten übertragen werden können. Sollten Sie sich also einmal überdeckt haben, gibt es keine Möglichkeit, die zu viel bezogenen Zertifikate im Drittmarkt an andere Lieferanten zu veräußern.

Es gibt für die Kontoeröffnung eines normalen Kontos bei der DEHSt zwei konkrete Wege:

Zum einen kann die Kontoeröffnung mittels des ELSTER-Zertifikates aus dem ELSTER-Konto des Unternehmens erfolgen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Authentisierung über ELSTER nur nutzen können, wenn Sie vorab über die ELSTER-Plattform ihr ELSTER-Organisationszertifikat für nichtsteuerliche Zwecke freischalten. Das geht im Login-Bereich des ELSTER-Kontos des Unternehmens. Erfolgt die Kontoeröffnung über diesen Weg, muss kein aktueller Handelsregisterauszug im Rahmen des Registrierungsprozesses hochgeladen werden.

Zum anderen wird der Prozess durch die Anlage eines Antrages des Kontoinhabers im Register selbst gestartet, für den die nachfolgenden Informationen übermittelt werden müssen (normales Antragsverfahren):

• Name, bei natürlichen Personen zudem Vorname, Adressdaten und weitere Kontaktinformationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Antragsstellers
•  Registrierungsnummer des Kontoinhabers, soweit der Antragsteller im Handels -, Genossenschafts-, Partnerschafts-, oder Vereinsregister oder in einem ähnlichen Register eingetragen ist
• Geburtsdatum, Geburtsort und Geburtsland des Antragsstellers bei natürlichen Personen
• Art, Gültigkeit und Nummer des Ausweisdokuments bei natürlichen Personen
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Antragsstellers
• Geschäftszweck bei juristischen Personen oder Personengesellschaften
• zuständiges Hauptzollamt
• Unternehmensnummer und Registerkennzeichnen beim zuständigen Hauptzollamt
• Angaben über Maßnahmen zur Geldwäscheprävention im Unternehmen des Antragsstellers

Die DEHSt hat für die Kontoeröffnung hilfreiche weiterführende Informationen veröffentlicht, die Sie unter folgendem Link erreichen.

https://www.dehst.de/SharedDocs/downloads/DE/nehs/nehs-register-registrierung.pdf?__blob=publicationFile&v=5

Die Kontoarten im Überblick

Es gibt zwei Arten von Konten: ein sogenanntes Compliance-Konto, über das die eigenen Emissionen geführt werden können sowie ein Handelskonto. Ein Compliance-Konto kann nicht durch eine dritte Person eröffnet werden. Dieses Konto ist aber zwingend notwendig, um der Pflicht zur Abgabe der Emissionszertifikate nachkommen zu können.

Die Funktionsunterschiede der beiden Kontenarten haben wir Ihnen nachfolgend dargestellt.

Das Compliance-Konto ist gebührenfrei und bietet darüber hinaus die gleichen Möglichkeiten zur Übertragung von Zertifikaten wie das Handelskonto. Dies gilt, sofern das Compliance Konto im Regelverfahren beantragt wurde.